11e édition pdf


 Canadian Healthcare Engineering Society
Société canadienne d'ingénierie des services de santé

RÉGLEMENT INTÉRIEUR


* L’utilisation du masculin dans le présent Règlement a pour seul but d’alléger le texte et s’applique sans discrimination aux personnes des deux sexes.

ARTICLE 1: NOM

1.1  Le nom de la Société est la SOCIÉTÉ CANADIENNE D’INGÉNIERIE DES SERVICES DE SANTÉ (SCISS).

ARTICLE 2: OBJECTIFS

(a) Promouvoir, développer et diffuser les techniques d’ingénierie dans le secteur de la santé;

(b) Comparer et partager des expériences à l’échelle nationale;

(c) Promouvoir le principe de la conception intégrée grâce à une meilleure collaboration entre les professions (travail d’équipe);

(d) Promouvoir une gestion plus efficace du fonctionnement, de l’entretien, de la protection contre l’incendie et de la sécurité des établissements de santé, de leurs systèmes techniques, de leur matériel et de leurs bâtiments;

(e) Collaborer avec d’autres organisations nationales et internationales;

(f) Offrir des occasions de formation pour accroître les connaissances et les compétences liées aux systèmes techniques dans le secteur de la santé;

(g) Formuler des idées et des conseils sur les questions et les politiques relatives à tous les aspects de l’ingénierie dans les établissements de santé au Canada, et en faire part aux gouvernements et au public.

ARTICLE 3: DÉFINITIONS

À moins que le contexte n’indique un sens différent, dans le présent règlement intérieur et tous les autres règlements intérieurs de la Société :

3.1 « Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;

3.2 « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d’arrangement et les statuts de reconstitution;

3.3 « conseil d’administration » s’entend du conseil d’administration de la Société et « administrateur » s’entend d’un membre du conseil;

3.4 « section » désigne une organisation locale établie dans une province, un territoire ou une région géographique;

3.5 « règlement administratif » désigne le présent règlement intérieur et tous les autres règlements intérieurs de l’organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;

3.6 « assemblée de membres » s’entend d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres;

3.7 « assemblée extraordinaire de membres » s’entend d’une assemblée d’une ou de plusieurs catégories de membres ou d’une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;

3.8 « résolution ordinaire » s’entend d’une résolution adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées;

3.9 « proposition » s’entend d’une proposition présentée par un membre de la Société qui répond aux exigences de l’article 163 (Proposition d’un membre) de la Loi;

3.10  « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;

3.11  « résolution extraordinaire » s’entend d’une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées.

ARTICLE 4: MEMBRES

4.1. Peut être membre de la Société toute personne qui participe activement à la prestation de services techniques dans le secteur de la santé, dans les domaines de l’administration, de la planification, de la conception, de la construction, du fonctionnement, de l’entretien ou d’autres disciplines connexes.

4.2.  L’adhésion entre en vigueur après avoir obtenu l’approbation du président du Comité des adhésions.

4.3. Il existe sept (7) catégories de membres :

      4.3.1 MEMBRE RÉGULIER : Est admissible au statut de membre régulier toute personne qui est active dans le secteur de la santé, dans les domaines énumérés ci-dessus. Les membres réguliers ont tous les privilèges et toutes les responsabilités essentielles prévus par la Société. Ils ont le droit de vote et peuvent occuper une charge au sein de la Société.

      4.3.2 MEMBRE ÉTUDIANTS : Est admissible au statut de membre étudiant toute personne ayant le statut d’étudiant en règle qui est inscrite à une formation ou à des études dans un domaine lié à la santé qui, une fois terminées, pourraient lui permettre d’obtenir le statut de membre régulier. Les étudiants n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas occuper de charge au sein de la Société.

      4.3.3 MEMBRE ASSOCIÉ : Est admissible au statut de membre associé toute personne qui s’intéresse aux objectifs que poursuit la Société, mais qui ne participe qu’indirectement à la prestation des services de santé. Les membres associés ont droit de vote et peuvent occuper un poste au conseil d’administration, mais ne peuvent occuper un poste de dirigeant au sein de la Société.

      4.3.4 MEMBRE CORPORATIF : Est admissible au statut de membre corporatif toute organisation qui s’intéresse aux objectifs que poursuit la Société, mais qui ne participe qu’indirectement à la prestation des services de santé. Une personne de l’organisation, désignée par celle-ci, la représente. Cette personne a le droit de voter et d’occuper un poste au conseil d’administration, mais ne peut occuper un poste de dirigeant au sein de la Société. Le secrétaire doit être informé de tout changement concernant la personne désignée.

      4.3.5 MEMBRE HONORAIRE : Peut être proposée au statut de membre honoraire toute personne qui, sans être membre, a contribué de façon substantielle à l’atteinte des objectifs de la Société ou a rendu un service particulier à la Société. Cette personne doit être recommandée par le comité des adhésions au conseil d’administration pour approbation. Les membres honoraires n’ont pas le droit de voter et ne peuvent pas occuper une charge au sein de la Société.

      4.3.6 MEMBRE ÉMÉRITE : Est admissible au statut de membre émérite toute personne qui a été membre régulier ou associé de la Société pendant au moins cinq ans et qui n’est plus active dans le milieu des soins de santé. Les membres émérites conservent les droits et privilèges de la catégorie de membre à laquelle ils appartenaient.

      4.3.7 MEMBRE À VIE : Est admissible au statut de membre à vie toute personne qui a accompli des réalisations exceptionnelles au nom de la SCISS. Ce statut est conféré une fois que la recommandation a été approuvée par le conseil d’administration lors d’une assemblée annuelle. Les membres à vie ne paient pas de cotisations, conservent leur droit de vote ainsi que tous les droits et privilèges de la catégorie de membre à laquelle ils appartenaient et peuvent occuper une charge au sein de la Société.

4.4. Résiliation de l’adhésion:

4.4.1 Un membre en règle peut résilier son adhésion en soumettant au secrétaire un avis écrit de résiliation.

4.4.2 Perte d’admissibilité

4.4.2.1 Un membre qui ne remplit plus les conditions d’admissibilité énoncées à l’article 4.3 n’est plus admissible au statut de membre de la Société et son adhésion sera automatiquement résiliée à la fin de la période couverte par sa cotisation.

4.4.3 Non-paiement de la cotisation : Une personne qui a 90 jours de retard dans le paiement de sa cotisation annuelle après la date de renouvellement de son adhésion ne bénéficie plus des avantages offerts aux membres.

ARTICLE 5: COTISATIONS

5.1. Les cotisations annuelles sont fixées, au besoin, par le conseil d’administration de la Société.

5.2. Toutes les cotisations deviennent propriété de la Société et sont affectées en tant que fonds de fonctionnement après présentation et approbation d’un budget annuel.

5.3. La cotisation n’est pas remboursable en cas de résiliation de l’adhésion.

ARTICLE 6: GOUVERNANCE

6.1. Les activités de la Société sont gérées par le conseil d’administration.

6.2. Le conseil d’administration est composé du président, du président sortant, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et du président de chacune des sections. Les membres du conseil d’administration sont élus par les membres de la Société lors d’une assemblée générale annuelle ou d’une assemblée extraordinaire, à l’exception du président sortant qui est nommé par le conseil d’administration.

6.3. Comité de direction

6.3.1  Le comité de direction se compose des dirigeants suivants :

6.3.1.1  Président
6.3.1.2  Vice-président
6.3.1.3  Secrétaire
6.3.1.4  Trésorier
6.3.1.5  Président sortant

6.3.2  Les dirigeants, à l’exception du président sortant, sont élus pour un mandat de deux (2) ans par les membres de la Société. Aucun dirigeant ne peut cumuler plus de deux mandats consécutifs dans la même fonction. Le président sortant est nommé par le conseil d’administration pour un mandat de deux (2) ans.

6.3.3. Admissibilité :

6.3.3.1 Pour être admissible à un poste de dirigeant, une personne doit être un membre en règle de la Société depuis au moins deux ans.

6.3.3.2 Pour être admissible au poste de président, un membre régulier, émérite ou à vie doit avoir activement occupé la fonction de vice-président du conseil d’administration pendant au moins un mandat (2 ans), exception faite lorsque son mandat de vice-président a été écourté par le décès ou la démission du président auquel il succède.

6.3.3.3 Pour être admissible au poste de vice-président, un membre régulier, émérite ou à vie doit avoir activement occupé une fonction pendant au moins 2 ans au sein du conseil d’administration, avoir été président d’un comité ou président d’une section. Le vice-président assume les fonctions du président à la demande de ce dernier et son poste à la fin de son mandat.

6.3.4  Responsabilités des dirigeants

6.3.4.1 Le président préside les réunions du conseil d’administration, les assemblées générales et les assemblées générales extraordinaires de la Société. Le président n’a une voix prépondérante qu’en cas d’égalité des voix exprimées lors d’un vote.

6.3.4.2 Le vice-président est investi des pouvoirs et responsabilités du président en son absence, s’il n’est pas en mesure d’assumer ses fonctions de président ou s’il refuse de le faire. Il est également investi des pouvoirs et responsabilités que le conseil d’administration peut lui demander d’assumer, le cas échéant.

6.3.4.3 Le secrétaire publie ou fait publier les avis pour toutes les réunions du conseil d’administration et assemblées de la Société. Il est chargé des procès-verbaux et des registres de la Société. Il consigne et maintient les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et autres assemblées de la Société. Il signe, avec le président ou tout autre fondé de pouvoir de la Société, les instruments exigeant sa signature et s’acquitte de toute autre tâche lui incombant aux termes de son mandat, du présent règlement intérieur ou exigences dûment formulées par le conseil d’administration le cas échéant.

6.3.4.4 Le trésorier est responsable de l’ensemble des fonds et valeurs de la Société et en a la garde. Il les dépose, au nom de la Société, dans une ou plusieurs banques ou Institutions de dépôt selon les ordres du conseil d’administration. Il doit, à tout moment raisonnable, présenter ses livres et comptes à tout dirigeant sur demande déposée par écrit au bureau de la Société ou sur le lieu de l’emploi du trésorier pendant les heures d’ouverture. Il lui incombe de préparer et de montrer la provenance de tous les fonds reçus ainsi que les bénéficiaires et motifs de toutes les dépenses engagées.

6.3.4.5 Aucun dirigeant, administrateur ou membre du conseil d’administration ne reçoit de rémunération pour ses services.

6.3.5 Responsabilités du conseil d’administration

6.3.5.1 Le conseil d’administration est chargé de diriger et gérer les affaires de la Société, en se conformant aux dispositions de la Loi, aux statuts de prorogation, au présent règlement intérieur et aux politiques de la Société.

6.3.5.2 Le conseil d’administration est habilité à établir, et au besoin amender ou modifier, les politiques et procédures régissant ses assemblées et les activités de la Société, conformément aux statuts de prorogation et au présent règlement intérieur

6.3.5.3 Les débours raisonnables, lorsqu’ils sont correctement justifiés et sous réserve du pouvoir discrétionnaire du conseil d’administration, peuvent être payés à un membre du conseil d’administration ou à tout autre membre présent aux réunions du conseil ou qui agit au nom de la Société et est éloigné de son lieu de résidence habituel.

6.3.5.4 Le conseil d’administration peut autoriser le recours à une aide temporaire rémunérée en fonction des besoins.

6.3.5.5 Le président de la Société est gardien du sceau qui est conservé au bureau administratif.

6.3.5.6 Le président et le secrétaire ou deux (2) dirigeants de la Société autorisés par le conseil d’administration peuvent certifier les documents émis par la Société et retirer des actifs conservés chez des institutions de dépôt.

6.4. Lorsqu’un poste est vacant au conseil d’administration, quelle qu’en soit la raison, les administrateurs restants, pourvu qu’ils constituent un quorum, nomment un membre de la Société pour occuper le poste vacant jusqu’à la fin du mandat non expiré.

6.5 Révocation des dirigeants, administrateurs ou membres du conseil d’administration national

6.5.1 Si un membre du conseil d’administration n’est pas en mesure de participer à une réunion du conseil, il doit en informer le secrétaire avant ladite réunion. Si, sans approbation du conseil d’administration, un membre élu est absent de trois (3) réunions consécutives du conseil auxquelles il a été dûment convié, le conseil d’administration peut déclarer son poste vacant.

6.5.2 Un administrateur ou un dirigeant peut être radié par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) tenu lors d’une assemblée extraordinaire de la Société convoquée expressément à cette fin.

ARTICLE 7: ASSEMBLÉES ET RÉUNIONS

7.1 Assemblées générales annuelles La Société tient une assemblée générale annuelle à la date et au lieu déterminés par le conseil d’administration. Un avis faisant état des date, heure et lieu d’une assemblée des membres est envoyé à chaque membre habile à voter selon une des méthodes suivantes :

7.1.1 par la poste, par messager ou en mains propres, l’avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l’assemblée au cours de la période de trente (30) jours qui précède la date de l’assemblée;

7.1.2. Par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l’avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l’assemblée, au cours de la période de trente (30) jours qui précède la date de l’assemblée.  En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier le règlement intérieur de la Société afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

7.2 Assemblées extraordinaires des membres: Les assemblées extraordinaires des membres peuvent être convoquées par le président du conseil d’administration ou à la demande d’au moins 5 % des membres. Un avis faisant état des date, heure et endroit de la tenue d’une assemblée extraordinaire sera envoyé aux membres de la même manière que les avis les convoquant aux assemblées générales annuelles.

7.3. Réunions du conseil d’administration Le conseil d’administration se réunit au moins quatre (4) fois par année. Un avis faisant état des date, heure et endroit de la réunion est envoyé aux directeurs selon une des méthodes suivantes :

7.3.1 par la poste, par messager ou en mains propres, l’avis étant envoyé à chaque administrateur au moins sept (7) jours avant la date de la réunion;

7.3.2 par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autre, l’avis étant communiqué à chaque administrateur au moins cinq (5) jours avant la date de la réunion.

7.3.3 Si, de l’avis du président, le conseil d’administration doit de manière urgente régler une situation, le président peut convoquer une réunion d’urgence du conseil avec un avis préalable de quarante-huit (48) heures.

7.4. Quorum:

7.4.1 Le quorum d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres correspond à vingt-cinq (25) membres présents et en règle. Un membre régulier, associé, à vie ou émérite est autorisé à présenter ou à appuyer une motion durant ces réunions et il dispose d’une voix. Le vote des membres absents, incluant le vote par procuration, n’est pas permis. 

7.4.2 Lors de la tenue d’une réunion du conseil d’administration, le quorum correspond à huit (8) administrateurs, dont au moins deux (2) doivent être des dirigeants.

7.5 Déroulement des assemblées et des réunions:

7.5.1 À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres.

7.5.2 Dans toutes les réunions du conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question.

7.6. En autant qu’il n’y ait pas de conflit avec le règlement de la Société, le déroulement des délibérations de toute assemblée ou réunion s’effectuera suivant les règles énoncées dans le Robert’s Rules of Order.

ARTICLE 8 : SECTIONS

8.1. Une province, un territoire ou une région peut établir une section locale de la Société à condition que l’acte constitutif et le règlement intérieur de la section proposée soient préalablement approuvés par le conseil d’administration et que ladite section soit financièrement autonome et, par conséquent, responsable du maintien de ses propres registres financiers, dépose les avis et formulaires appropriés auprès des autorités fiscales provinciales et fédérales, et se procure les assurances nécessaires.

8.2  Au moment de son rattachement à la Société canadienne d’ingénierie des services de santé, toute section locale proposée doit avoir au moins dix (10) membres en règle avec la Société, dont cinquante pour cent (50 %) doivent être des membres réguliers, et doit conserver ce nombre minimum de membres après avoir obtenu l’approbation et la reconnaissance du conseil d’administration national. Si une section approuvée compte moins que le nombre prescrit de membres, incluant cinq (5) membres réguliers, pendant une période de quatre (4) ans, le conseil d’administration peut dissoudre la section.

8.3. La section locale de la Société a pour mandat d’offrir aux membres de la Société, et à d’autres personnes dans le secteur de l’ingénierie des services de santé, une structure organisée au niveau local afin de faciliter leur collaboration dans des domaines d’intérêt commun, d’offrir des programmes de formation, de servir de ressource aux associations locales dans le domaine de la santé, de fournir des voies de communication entre la Société et les groupes locaux ainsi que de promouvoir l’appartenance à la Société et les objectifs de celle-ci.

8.4. Les sections approuvées sont autorisées à utiliser le nom et le logo de la Société. La section est désignée par le nom de la Société se rapportant à la province, au territoire ou au district. Toute modification au logo doit être approuvée par le conseil d’administration de la Société canadienne d’ingénierie des services de santé.

8.5. L’organisation et le fonctionnement de la section sont conformes aux exigences exprimées dans les politiques et procédures établies par la Société canadienne d’ingénierie des services de santé, telles que modifiées et mises à jour de temps à autre.

ARTICLE 9: COMITÉS PERMANENTS

9.1. Les comités permanents peuvent inclure les suivants :

9.1.1  Comité des adhésions
9.1.2  Comité des mises en candidature
9.1.3  Comité du perfectionnement professionnel
9.1.4  Comité des communications
9.1.5  Comité de gouvernance
9.1.6  Comité des partenariats et de la représentation
9.1.7  Tout autre comité que le conseil d’administration juge nécessaire.

9.2 Le conseil d’administration national nomme le président de chaque comité permanent..

ARTICLE 10: ÉLECTIONS

10.1. Tous les deux (2) ans (années impaires), les membres élisent les administrateurs lors de l’assemblée générale annuelle. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la deuxième assemblée annuelle suivante.

10.2 Un président du comité des mises en candidature est nommé lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit l’assemblée générale, son mandat couvrant les deux années subséquentes. Le comité des mises en candidature se compose de trois membres de la Société, dont un assume les fonctions de président. Les deux autres sont choisis par le président parmi tous les membres, sous réserve de l’approbation du comité de direction. Le conseil d’administration comble toute vacance qui peut survenir au sein du comité des mises en candidature.

10.3. La chronologie de la procédure d’élection est la suivante :

 Au moins six (6) mois avant une assemblée générale, le président du comité des mises en candidature lance un appel de candidatures.

 Cinq (5) mois avant l’assemblée, un second appel est lancé.

 Les mises en candidature doivent être en la possession du président quatre mois avant l’assemblée, moment qui correspond à la clôture des candidatures.

 Le président doit recueillir les biographies et déclarations de chaque personne mise en candidature et préparer les bulletins de vote. Ces derniers sont fournis aux membres trois mois avant l’assemblée.

Les bulletins de vote doivent être renvoyés au plus tard deux mois avant l’assemblée générale.

10.4. Le comité des mises en candidature prépare une liste de candidats additionnels afin de garantir la représentation des régions et ajoute ces noms à ceux des candidats suggérés par les membres sur les bulletins de vote. Les candidats du comité ne sont en aucun cas identifiés.

10.5. Les mises en candidature sont soumises par au moins un membre de la Société et les personnes mises en candidature doivent indiquer leur consentement par écrit. Un membre de la Société admissible à occuper une charge au sein de la Société peut proposer sa propre candidature à une ou plusieurs charges. Pour qu’une personne mise en candidature soit admissible à plus d’une charge, elle doit indiquer un ordre de préférence pour lesdites charges.

10.6. Les élections sont réalisées au moyen de bulletins de vote comptés sous la supervision d’agents des bulletins de vote qui sont nommés par le conseil d’administration. Les votes demeurent secrets. 

10.7. Le président du comité des mises en candidature ne vote pas lors des élections, sauf en cas d’égalité des voix. S’il est nécessaire de briser l’égalité des voix exprimées pour une charge ou un poste, le président du comité des mises en candidature vote pour les départager.

ARTICLE 11: FINANCES

11.1. À chaque assemblée annuelle, les membres approuvent l’embauche d’un comptable pour examiner les états financiers annuels. Le trésorier présente aux membres un rapport financier officiel qui contient une déclaration des revenus et des dépenses pour l’exercice précédent accompagnée d’un bilan et de tous autres renseignements exigés par le présent règlement intérieur, la Loi ou une résolution des membres adoptée à une assemblée précédente des membres.

11.2. Un rapport financier est présenté aux membres lors de chaque assemblée annuelle.

11.3. L’exercice et l’année d’adhésion vont du 1er avril au 31 mars.

ARTICLE 12: MODIFICATIONS

12.1. Les ajouts, modifications ou rescisions proposés concernant le règlement intérieur sont présentés :

12.1.1 par le conseil d’administration, ou

12.1.2 par voie de demande d’au moins vingt (20) membres réguliers, émérites ou à vie en règle.

Lesdites propositions sont envoyées à tous les membres au moins soixante (60) jours avant l’assemblée générale ou une assemblée générale extraordinaire.

12.2. Les modifications du règlement intérieur, rescisions ou ajouts qui y sont faits entrent en vigueur lorsqu’ils sont ratifiés par plus des deux tiers (2/3) des voix exprimées par les membres autorisés à voter. Le président ne vote pas sauf en cas d’égalité des voix exprimées lors du scrutin.

12.3. Les résultats du scrutin sont annoncés lors de l’assemblée générale des membres suivante et les modifications entrent en vigueur à cette date.

ARTICLE 13: PUBLICATIONS

13.1. Le présent règlement intérieur est publié en français et en anglais. La version anglaise prévaut en cas d’ambiguïté.

ARTICLE 14: DIVULGATION D’UN CONFLIT D’INTÉRÊTS

14.1. Chaque dirigeant national, administrateur ou personne mise en candidature pour un poste de dirigeant ou une charge d’administrateur divulgue tout intérêt pouvant causer un conflit d’intérêts lorsque son nom est proposé, avant d’être nommé pour assumer la fonction, puis pendant son mandat. 

ARTICLE 15: INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS OU DIRIGEANTS

15.1. La Société indemnise tout administrateur ou dirigeant de la Société, actuel ou passé, de tous frais indispensables réels (notamment ceux liés aux jugements, débours et honoraires d’avocats) connexes à toute instance judiciaire à laquelle il a participé en raison de sa qualité d’administrateur ou de dirigeant actuel ou passé de la Société, sauf en ce qui a trait à des questions pour lesquelles ledit administrateur ou dirigeant est jugé responsable du fait de sa négligence ou de son inconduite dans la réalisation d’une tâche au nom de la Société. L’indemnisation n’exclut pas les autres droits dont ledit administrateur ou dirigeant peut se prévaloir en vertu d’autres règlements intérieurs, ententes, votes des membres, en droit ou autrement.

11e édition modifiée
Acceptée le 24 septembre 2013