SCISS du Québec - Règlements

ARTICLE 1: NOM
ARTICLE 2: OBJECTIFS
ARTICLE 3: MEMBRES
ARTICLE 4: COTISATIONS
ARTICLE 5: RÉUNIONS
ARTICLE 6: RESPONSABILITÉS DES SECTIONS
ARTICLE 7: CONSEIL D’ADMINISTRATION
ARTICLE 8: RESPONSABILITÉS DES DIRIGEANTS
ARTICLE 9: COMITÉS PERMANENTS
ARTICLE 10: ÉLECTIONS
ARTICLE 11: VÉRIFICATEURS 
ARTICLE 12: MODIFICATIONS 
ARTICLE 13: DIVULGATION D’UN CONFLIT D’INTÉRÊTS 
ARTICLE 14: INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS OU DIRIGEANTS 


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ARTICLE 1: NOM

La présente section sera connue sous le nom de la SOCIÉTÉ CANADIENNE D’INGÉNIÉRIE DES SERVICES DE SANTÉ (SCISS) - SECTION DU QUÉBEC.

ARTICLE 2: OBJECTIFS

  1. Promouvoir, développer et diffuser les techniques d’ingénierie dans le secteur de la santé;
  2. Comparer et partager des expériences à l’échelle provinciale;
  3. Promouvoir le principe de conception intégrée grâce à une meilleure collaboration entre les professionnels (travail d’équipe);
  4. Promouvoir une gestion plus efficace du fonctionnement, de l’entretien, de la protection contre l’incendie et de la sécurité des établissements de santé, de leurs systèmes techniques, de leur équipements et de leurs bâtiments;
  5. Collaborer avec d’autres organisations provinciales;
  6. Offrir des occasions de formation pour accroître les connaissances et les compétences liées à l’ingénierie du secteur de la santé;
  7. Formuler des idées et des conseils sur les questions et les politiques relatives à tous les aspects de l’ingénierie dans les établissements de santé du Québec, et en faire part au public.

ARTICLE 3: MEMBRES

  1. Peut être membre de la Société toute personne qui participe activement à la prestation de services techniques d’ingénierie dans le secteur de la santé, dans les domaines de l’administration, de la planification, de la conception, de la construction, de l’exploitation, de l’entretien ou d’autres disciplines connexes.
  2. L’adhésion entre en vigueur à la réception d’une demande officielle d’adhésion et du paiement de la cotisation de membre.
  3. Il existe six (6) catégories de membres :
    1. MEMBRE RÉGULIER : Est admissible au statut de membre régulier toute personne qui est active dans le secteur de la santé dans les domaines mentionnés ci-dessus. Les membres réguliers ont tous les privilèges et toutes les responsabilités élémentaires prévus par la Société. Ils ont le droit de vote et peuvent occuper une fonction au sein de la Société
    2. MEMBRE ÉTUDIANT : Est admissible au statut de membre étudiant toute personne qui est inscrite à une formation ou à des études dans un domaine mentionnés ci-dessus qui, une fois terminées, pourraient lui permettre d’obtenir le statut de membre régulier. Les membres étudiants n’ont pas le droit de vote et ne peuvent pas occuper de fonction au sein de la Société.
    3. MEMBRE ASSOCIÉ : Toute personne ou organisation qui s’intéresse aux objectifs de la Société, mais qui participe indirectement à la prestation de services de santé est admissible au statut de membre associé et doit désigner une personne à titre de représentant. Les membres associés ne peuvent pas occuper une fonction au sein de la Société, mais sont admissibles aux autres privilèges auxquels ont droit les membres réguliers. Tout changement de représentant doit être signalé au président du comité des adhésions.
    4. MEMBRE HONORAIRE : Peut être proposée au statut de membre honoraire toute personne qui, sans être membre, a contribué de façon substantielle à l’atteinte des objectifs de la Société ou a rendu un service particulier à la Société. Cette personne doit être recommandée par le comité des adhésions au conseil d’administration pour approbation. Les membres honoraires n’ont pas le droit de vote, ni le droit d’occuper une fonction au sein de la Société, mais ne paient pas de cotisation.
    5. MEMBRE ÉMÉRITE : Est admissible au statut de membre émérite toute personne qui a été membre régulier ou associé de la Société pendant au moins cinq ans et qui n’est plus active dans le milieu des soins de la santé. Les membres émérites paient des frais d’adhésion équivalents à 25 % de ceux des membres réguliers et ont droit à un rabais sur leur inscription à toute conférence de la Société. Les membres émérites ont tous les privilèges des membres réguliers.
    6. MEMBRES À VIE : Est admissible au statut de membre à vie toute personne qui a accompli des réalisations exceptionnelles au nom de la SCISS. Ce statut est conféré une fois que la recommandation a été approuvée par le conseil d’administration national qui aura d’abord reçu la recommandation du comité de direction de la section du Québec. Les membres à vie ne paient pas de cotisation et ont tous les privilèges des membres réguliers.
  4. Résiliation de l’adhésion :
    1. Un membre en règle peut résilier son adhésion en soumettant un avis écrit de résiliation au conseil d’administration.
    2. Le conseil d’administration peut suspendre ou résilier l’adhésion d’un membre si celui-ci ne paie pas ses cotisations annuelles, ou pour toute conduite ou raison que le conseil d’administration estime ne pas être dans le meilleur intérêt de la Société. Le membre en question pourra faire appel, mais la décision sur la résiliation de l’adhésion sera prise par un comité d’appel composé de trois membres à titre particulier.
      1. Le premier membre sera nommé par le membre faisant l’objet de la suspension.
      2. Le deuxième membre sera nommé par le président provincial et le président de la section appropriée (en présence d’une telle section).
      3. Le troisième membre, qui agira à titre de président, sera nommé par les deux autres membres du comité d’appel.
    3. Perte d’admissibilité : Un membre qui ne remplit plus les conditions d’admissibilité énoncées dans l’Article 3n’est plus admissible au statut de membre de la Société et son adhésion sera automatiquement résiliée à la fin de la période couverte par sa cotisation.
    4. Non-paiement de la cotisation : Un membre qui a 90 jours de retard dans le paiement de sa cotisation après la date de renouvellement de son adhésion n’a plus droit aux avantages donnés aux membres.

ARTICLE 4: COTISATIONS

  1. Les cotisations annuelles sont fixées par le conseil d’administration de la Société.
  2. La Société nationale perçoit les cotisations des Sections et celles-ci leur sont ensuite retournées.
  3. Les cotisations ne sont pas remboursables en cas de résiliation de l’adhésion.
  4. Les dons en argent et en matériel deviennent la propriété de la Société et sont utilisés aux fins indiquées par le donateur.

ARTICLE 5: RÉUNIONS

  1. La Société tiendra une assemblée annuelle au Québec, à moins que les membres en décident autrement, pour traiter, dans un cadre officiel, de questions de nature politique et d’autres affaires.
  2. Les réunions extraordinaires des membres peuvent être convoquées par le président du conseil d’administration ou à la demande d’au moins 20 % des membres.
  3. Les membres doivent recevoir un avis par écrit ou par courriel au moins 30 jours civils avant la date des assemblées et réunions annuelles ou extraordinaires.
  4. Les réunions extraordinaires du conseil d’administration peuvent être convoquées par le président ou à la demande de la majorité de ses membres.
  5. Quorum:
    1. Le quorum du conseil d’administration présent à la réunion correspond à la majorité de ses membres provinciaux élus.
    2. Le quorum d’une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres correspond à cinq (5) membres présents et en règle. Un membre régulier, associé, à vie ou émérite est autorisé à présenter ou à appuyer une motion durant ces réunions et il dispose d’une voix. Le vote par procuration n’est pas permis.
  6. Le président du conseil d’administration préside aux réunions. En son absence, le vice-président du conseil d’administration en aura la responsabilité.
  7. Dans toutes les réunions, les membres de la Société et les membres des comités sont autorisés à présenter ou à appuyer une motion ou à préparer une résolution couvrant l’objet de la question. La motion ou la résolution est soumise pour revue au comité des résolutions et du règlement interne en vue d’une étude approfondie, puis un rapport est transmis au membre ou au comité par le conseil d’administration.

ARTICLE 6: RESPONSABILITÉS DES SECTIONS (conformément au Règlement Interne national de la Société Canadienne d’Ingénierie des Services de Santé)

  1. Une section provinciale de la Société doit mettre en place et faire appliquer à ses membres un règlement interne préalablement approuvés par le conseil d’administration de la section. Une section provinciale doit être financièrement autonome et, par conséquent, responsable du maintien de ses propres registres financiers. Elle doit déposer les avis et formulaires appropriés auprès des autorités fiscales provinciales et fédérales, et se procurer les assurances nécessaires.
  2. Une section provinciale, au moment de son rattachement à la Société canadienne d’ingénierie des services de santé, doit avoir au moins dix (10) membres réguliers en règle avec la Société et doit conserver ce nombre minimum de membres dans la section après avoir obtenu l’approbation et la reconnaissance du conseil d’administration national.
  3. La section provinciale de la Société a pour mandat d’offrir aux membres de la Société, et à d’autres personnes dans le secteur de l’ingénierie des services de santé, une structure organisée à l’échelle provinciale afin de faciliter leur collaboration dans des domaines d’intérêt commun, d’offrir des programmes de formation, de servir de ressource aux associations provinciales dans le domaine de la santé, de fournir des voies de communication entre la Société et les groupes locaux ainsi que de promouvoir l’appartenance à la Société et les objectifs de celle-ci.
  4. Les sections provinciales sont autorisées à utiliser le nom et le logo de la Société. La section est désignée par le nom de la Société se rapportant à la province, au territoire ou au district.
  5. L’organisation et le fonctionnement de la section doivent être conformes aux exigences exprimées dans les politiques et procédures établies par la Société canadienne d’ingénierie des services de santé, telles que modifiées et mises à jour de temps à autre

ARTICLE 7: CONSEIL D’ADMINISTRATION

  1. Les activités de la Société sont gérées par le conseil d’administration provincial.
  2. Le conseil d’administration est composé du président, du président sortant*, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et des présidents des comités.
  3. Les dirigeants sont élus par scrutin secret pour un mandat de deux ans par les membres de la Société. Aucun dirigeant ne peut cumuler plus de deux mandats dans la même fonction.
  4. Admissibilité :
    1. Pour être admissible au poste de président, un membre régulier, émérite ou à vie doit avoir activement occupé la fonction de vice-président du conseil d’administration pendant au moins un mandat (2 ans), exception faite lorsque son mandat de vice-président a été écourté par le décès ou la démission du président auquel il succède.
    2. Pour être admissible au poste de vice-président, un membre régulier, émérite ou à vie doit avoir activement occupé pendant deux ans un poste au sein du conseil d’administration ou le poste de présidence d’un comité provincial. Le vice-président assume les fonctions du président à la demande de ce dernier et son poste à la fin de son mandat.
  5. Lorsqu’un poste est vacant au conseil d’administration, quelle qu’en soit la raison, les administrateurs locaux restants nomment un membre de la Société pour occuper le poste vacant jusqu’à la fin du mandat non expiré.
  6. Révocation des dirigeants, administrateurs ou membres du conseil d’administration provincial
    1. Si un membre du conseil d’administration n’est pas en mesure de participer à une réunion du conseil, il doit en informer le secrétaire avant ladite réunion. Si, sans approbation du conseil d’administration, un membre élu est absent de trois (3) réunions consécutives du conseil auxquelles il a été dûment convié, le conseil d’administration peut déclarer son poste vacant.
    2. Un membre du conseil d’administration, un dirigeant ou un administrateur peut être radié par un vote à la majorité des deux tiers (2/3) tenu lors d’une assemblée extraordinaire du conseil d’administration.

ARTICLE 8: RESPONSABILITÉS DES DIRIGEANTS

  1. Le président préside les réunions du conseil d’administration, les assemblées générales et les assemblées générales extraordinaires de la section de la Société. Le président n’a une voix prépondérante qu’en cas d’égalité des voix exprimées lors d’un vote.
  2. Le vice-président est investi des pouvoirs et responsabilités du président en son absence, s’il n’est pas en mesure d’assumer ses fonctions de président ou s’il refuse de le faire. Il est également investi des pouvoirs et responsabilités que le conseil d’administration peut lui demander d’assumer, le cas échéant.
  3. Le secrétaire publie ou fait publier les avis pour toutes les réunions du conseil d’administration et assemblés de la Société. Il est chargé des procès-verbaux et des registres de la Société. Il consigne et maintient les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et autres assemblées de la Société. Il signe, avec le président ou tout autre fondé de pouvoir de la Société, les instruments exigeant sa signature et s’acquitte de toute autre tâche lui incombant aux termes de son mandat, du présent règlement interne ou des exigences dûment formulées par le conseil d’administration le cas échéant.
  4. Le trésorier est responsable de l’ensemble des fonds et valeurs de la Société et en a la garde. Il les dépose, au nom de la Société, dans une ou plusieurs banques ou Institutions de dépôt selon les ordres du conseil d’administration. Il doit, à tout moment raisonnable, présenter ses livres et comptes à tout dirigeant sur demande déposée par écrit au bureau de la Société ou sur le lieu de l’emploi du trésorier pendant les heures d’ouverture. Il lui incombe de préparer et de montrer la provenance de tous les fonds reçus ainsi que les bénéficiaires et motifs de toutes les dépenses engagées.
  5. Aucun dirigeant, administrateur ou membre du conseil d’administration ne reçoit de rémunération pour ses services.
  6. Les débours raisonnables, lorsqu’ils sont correctement justifiés et sous réserve du pouvoir discrétionnaire du conseil d’administration, peuvent être payés à un membre du conseil d’administration ou à tout autre membre présent aux réunions du conseil ou qui agit au nom de la Société et qui est éloigné de son lieu de résidence habituel.
  7. Le conseil d’administration peut autoriser le recours à une aide temporaire rémunérée en fonction des besoins.
  8. Seuls le trésorier, le président, le vice-président et le secrétaire ont l’autorisation d’effectuer l’attestation des documents émis par la section provinciale de la Société et le retrait d’actifs des comptes bancaires de la Société. Un minimum de deux signatures des officiers précités est requis pour chacun des retraits bancaires

ARTICLE 9: COMITÉS PERMANENTS

  1. Les comités permanents peuvent inclure les suivants :
    1. Comité d’adhésion des membres
    2. Comité de formation
    3. Comité des communications
    4. Comité des résolutions et du règlement interne
    5. Tout autre comité que le conseil d’administration juge nécessaire.
  2. Le conseil d’administration provincial nomme le président de chaque comité permanent.

ARTICLE 10: ÉLECTIONS

  1. Tous les deux (2) ans ou selon une autre période déterminée par le conseil d’administration, lors de l’assemblée annuelle, le nouveau président arrive en poste, puis on nomme les membres élus aux postes de vice-président, de secrétaire et de trésorier conformément aux bulletins de vote reçus.
  2. Un président du comité des mises en candidature est nommé lors de la première réunion du conseil d’administration qui suit l’assemblée générale, son mandat couvrant les deux années subséquentes. Le comité des mises en candidature se compose de trois membres de la Société, dont un assume les fonctions de président. Les deux autres (les agents) sont choisis par le président parmi tous les membres, sous réserve de l’approbation du comité de direction. Le conseil d’administration comble tout poste vacant qui peut survenir au sein du comité des mises en candidature.
  3. La chronologie de la procédure d’élection est la suivante :
    Au moins trois (3) mois avant une assemblée générale, le président du comité des mises en candidature lance un appel de candidatures.
    Un (1) mois avant l’assemblée, un second appel est lancé.
    Le président doit recueillir les curriculum vitae et déclarations de chaque personne mise en candidature et préparer les bulletins de vote. Ces derniers sont fournis aux membres durant l’assemblée générale.
  4. Le comité des mises en candidature prépare une liste de candidats additionnels et ajoute ces noms à ceux des candidats suggérés par les membres sur les bulletins de vote. Les candidats du comité ne sont en aucun cas identifiés.
  5. Les mises en candidature sont soumises par au moins un membre de la Société et les personnes mises en candidature doivent indiquer leur consentement par écrit. Un membre de la Société admissible à occuper une charge au sein de la Société peut proposer sa propre candidature à une ou plusieurs charges. Pour qu’une personne mise en candidature soit admissible à plus d’une charge, elle doit indiquer un ordre de préférence pour lesdites charges.
  6. Les élections sont réalisées au moyen de bulletins de vote comptés sous la supervision d’agents des bulletins de vote qui sont nommés par le conseil d’administration. Les votes demeurent secrets.
  7. S’il est nécessaire de briser l’égalité des voix exprimées pour une charge ou un poste, le comité des mises en candidature vote pour les départager.

ARTICLE 11: VÉRIFICATEURS

  1. À chaque assemblée annuelle, les membres approuvent l’embauche d’un vérificateur ou d’un expert-comptable afin de dresser les états financiers annuels. Le trésorier présente aux membres un rapport financier officiel qui contient une déclaration des revenus et des dépenses pour l’exercice précédent accompagnée d’un bilan et de tout autres renseignements exigés par le présent règlement interne, la Loi ou une résolution des membres adoptée à une assemblée précédente des membres.
  2. Un rapport financier est présenté aux membres lors de chaque assemblée annuelle.
  3. L’exercice et l’année d’adhésion vont du 1er avril au 31 mars.

ARTICLE 12: MODIFICATIONS

  1. Les ajouts, modifications ou révisions concernant le règlement interne est présenté :
    1. Par le conseil d’administration, ou
    2. Par voie de demande d’au moins dix (10) membres réguliers en règle.
      Lesdites propositions sont envoyées à tous les membres au moins trente (30) jours avant l’assemblée générale ou une assemblée générale extraordinaire.
  2. Les modifications du règlement interne, rescisions ou ajouts qui y sont faits entrent en vigueur lorsqu’ils sont ratifiés par plus de la moitié des voix exprimées par les membres autorisés à voter. Le président ne vote pas sauf en cas d’égalité des voix exprimées lors du scrutin.
  3. Le règlement interne ne peut être modifié qu’une fois tous les deux (2) ans.
  4. Tous les votes doivent avoir lieu au scrutin.
  5. Le vote doit suivre les procédures prévues à l’article 10.
  6. Les résultats du scrutin sont annoncés lors de l’assemblée générale des membres suivante et les modifications entrent en vigueur à cette date.

ARTICLE 13: DIVULGATION D’UN CONFLIT D’INTÉRÊTS

  1. Chaque dirigeant, administrateur ou personne mise en candidature pour un poste de dirigeant ou une charge d’administrateur de la section du Québec, doit divulguer par écrit toute situation pouvant causer un conflit d’intérêts lorsque son nom est proposé, avant d’être nommé pour assumer la fonction, puis pendant son mandat. La divulgation écrite doit être présentée au conseil d’administration provincial. Dans le cas où le conflit d’intérêts est suffisamment grave pour compromettre l’intérêt et le bien-être de la Société, le dirigeant, directeur ou candidat doit démissionner de ses fonctions ou rétracter la nomination.

ARTICLE 14: INDEMNISATION DES ADMINISTRATEURS OU DIRIGEANTS

  1. La Société canadienne d’ingénierie des services de santé – section du Québec indemnise tout administrateur ou dirigeant de la Société, actuel ou passé, de tous frais indispensables réels (notamment ceux liés aux jugements, débours et honoraires d’avocats) connexes à toute instance judiciaire à laquelle il a participé en raison de sa qualité d’administrateur ou de dirigeant actuel ou passé de la Société, sauf en ce qui a trait à des questions pour lesquelles ledit administrateur ou dirigeant est jugé responsable du fait de sa négligence ou de son inconduite dans la réalisation d’une tâche au nom de la Société. L’indemnisation n’exclut pas les autres droits dont ledit administrateur ou dirigeant peut se prévaloir en vertu d’autres règlements internes, ententes, votes des membres, en droit ou autre.

Première édition Acceptée lors de la réunion du conseil d’administration de la SCISS Date: le 20 mars 2017